Datenschutz beim Rechnungsversand

10 Jan 2018

Im Rahmen unseres Blogs haben wir mit dem Beitrag Osteopathin mit Onlinebuchung schon einiges zu unserem Verständnis von gelebtem Datenschutz gesagt. Unser Online-Buchungssystem wird – genau wie der Internetauftritt insgesamt – über eine verschlüsselte Verbindung abgewickelt. Die Datenverarbeitung für Terminbuchung und Buchhaltung entspricht in allen Punkten den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes. Wie stellen wir das auch beim elektronischen Rechnungsversand sicher?

Im heutigen Zeitalter sind wir es insbesondere von den Internet-Dienstleistern gewohnt, Rechnungen per eMail zu erhalten. Dies stellt in den meisten Fällen auch kein Problem dar, da keine besonders schützenswerten Daten übertragen werden. Die Rechnung für eine osteopathische Behandlung hingegen enthält durchaus und in besonderem Maße vertrauliche Daten. Ein Rechnungsversand als eMail-Anhang muss aus diesem Grund so erfolgen, dass die Daten nicht in fremde Hände geraten. Entsprechende Technologien machen es möglich, den bequemen Übertragungsweg ohne Verzicht auf Datenschutz zu nutzen.

Datenschutz durch Verschlüsselung beim Rechnungsversand

Ab sofort können wir zur Erhöhung des Datenschutzes auch den Versand einer verschlüsselten Rechnung im PDF-Format als eMail-Anhang anbieten, da der Versand von eMails nebst Anhängen – wie im einleitenden Absatz bereits erwähnt – nicht durchgängig über sichere und verschlüsselte Verbindungen erfolgt. Vieles von dem, was wir täglich per eMail kommunizieren, kann technisch gesehen von Unbefugten im Netz mitgelesen werden. Der verschlüsselte Versand hört sich kompliziert an, ist aber letztendlich ganz einfach:

  • Der Rechnungsmail ist ein PDF-Dokument angehängt, welches die verschlüsselte Rechnung darstellt.
  • Das PDF-Dokument ist nicht lesbar und kann nur mit Hilfe eines persönlichen Entschlüsselungscodes angezeigt oder ausgedruckt werden.
  • Den Code können wir Ihnen parallel zum Rechnungsversand per SMS an Ihr Mobiltelefon senden.
Passwortabfrage zur Freischaltung der PDF-Datei bei Rechnungsversand

Passwortabfrage zur Freischaltung der PDF-Datei bei Rechnungsversand

 

Varianten der Rechnungszustellung

Entscheiden Sie selber über den Weg und die Art der Rechnungszustellung:

  • Versand per Post.
  • Versand per eMail als verschlüsseltes PDF-Dokument mit zusätzlicher SMS mit dem Entschlüsselungscode an Ihr Mobiltelefon.
  • Versand per eMail als unverschlüsseltes PDF-Dokument.
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Im Rahmen des Ersttermins können Sie Ihr Einverständnis in eine der vorstehenden Varianten geben. Selbstverständlich können Sie die Versandart zu jedem späteren Zeitpunkt ändern.

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